Как управлять сменами в менеджере

Администраторы сменяют друг друга за стойкой, и в конце дня владельцу важно понимать, кто сколько продал и сходится ли касса. Для этого в Gizmo есть смены: оператор работает на кассе в рамках своей смены, а после её закрытия итоги — продажи, аннулирования, внесения и изъятия наличных — видны в отчётах отдельно по каждой смене.

Сначала настроим, обязательна ли смена для каждого оператора, подготовим кассу и права, а затем разберём, где смотреть итоги смен.

Шаг 1. Выберите режим смены для оператора

  1. Откройте Настройки → Операторы и настройки прав доступа → Операторы и выберите оператора.

  2. В блоке Смена выберите режим:

    • Отключено — смена для этого оператора не используется, он работает без открытия смены;

    • Необязательно — оператор может открывать и закрывать смену, но продажи и другие операции доступны и без неё;

    • Обязательно — оператор обязан открыть смену перед началом работы и ничего не сможет продать, пока её не откроет.

  3. Сохраните карточку оператора.

Если хотите, чтобы каждый кассир работал строго в своей смене, выберите Обязательно.

Все поля карточки — в статье «Карточка оператора».

Шаг 2. Подготовьте кассу

Работа кассира привязана к кассе: при входе в Gizmo Manager оператор выбирает кассу, и все его продажи относятся именно к ней.

  1. Откройте Настройки → Финансовый → Кассы и выберите кассу.

  2. В поле Наличных на начало смены укажите сумму, с которой открывается смена на этой кассе. Если в начале смены касса пустая, оставьте 0.

  3. При необходимости выберите Оператора по умолчанию для этой кассы.

  4. Сохраните карточку кассы.

Все поля — в статье «Карточка кассы».

Шаг 3. Проверьте права оператора

Если оператору не хватает разрешений, он не сможет провести операцию или закрыть смену. Откройте Настройки → Операторы и настройки прав доступа → Права доступа, выберите набор прав оператора и проверьте:

  • категорию Смена — разрешение Просмотр ожидаемого, то есть просмотр ожидаемых показателей смены;

  • категорию Терминал — Просмотр транзакций, Просмотр транзакций за прошлый день, Внесение средств и Изъятие средств;

  • категорию Продажи — разрешения для продаж, например Открыть денежный ящик. Разрешение Аннулирование счетов за закрытую смену даёт право аннулировать счета, созданные в уже закрытой смене, — выдавайте его только старшим сотрудникам.

Найти нужное разрешение поможет поле «Поиск». Если разрешение отображается серым, сначала включите родительское разрешение, от которого оно зависит.

Все разрешения — в статье «Карточка прав доступа». Готовые наборы прав, в том числе набор Кассир для рядового оператора, — в инструкции «Как выбрать готовый набор прав доступа».

Шаг 4. Откройте смену

  1. Оператор входит в Gizmo Manager под своим Именем пользователя и Паролем.

  2. На странице Выбор кассы выбирает кассу в списке Выберите кассу и нажимает Продолжить.

  3. Если в карточке оператора смена Обязательно, откроется экран Введите данные в начале смены. В поле Сумма наличных оператор указывает, сколько наличных лежит в денежном ящике, и нажимает Продолжить.

  4. Смена открыта — оператор попадает на карту клуба.

Смена принадлежит одному оператору: в открытой смене транзакции может проводить только тот, кто её открыл. Другой оператор работает в своей смене.

Открыть вторую смену нельзя ни оператору, ни кассе: если у оператора уже открыта смена на другой кассе или на этой кассе открыта смена другого оператора, сначала закройте ту смену.

Проверить, что смена открыта, можно в Касса → Действия → Управление сменами: на странице Активные смены видны номер смены, филиал, касса, оператор и время начала.

Если оператор вышел из Gizmo Manager, не закрыв смену, при следующем входе он увидит экран Чем бы вы хотели заняться? с выбором: Продолжить открытую смену или Закрыть открытую смену.

Как войти в Gizmo Manager — в статье «Экран входа в систему».

Шаг 5. Работайте в смене

С экрана продаж в разделе Касса во время смены доступны служебные действия:

  • X-отчет (касса) — промежуточный отчёт по наличным без закрытия смены;

  • X-отчет (эквайринг) — промежуточный отчёт по безналичным платежам;

  • Открыть денежный ящик — открывает ящик без проведения продажи.

X-отчёт не закрывает смену, и его можно снимать сколько угодно раз — например, чтобы сверить наличные в середине дня.

Внесение и изъятие наличных

Внесение и изъятие нужны, чтобы учитывать деньги, которые попадают в кассу или уходят из неё не через продажи. Например, администратор берёт из кассы деньги на покупку молока для бара — это изъятие, а возвращает сдачу — это внесение.

  1. Откройте Касса → Продажи и нажмите кнопку Действия.

  2. Выберите Внесение/Изъятие, укажите тип операции и сумму.

Внесения и изъятия проводятся только наличными. Они попадают в итоги смены, в Итого по финансовым показателям сводного отчёта и отдельной строкой в финансовом отчёте. Для операций нужны разрешения Внесение средств и Изъятие средств в наборе прав оператора. Если в клубе работает фискальный режим, изъять больше, чем есть в кассе по данным кассовой смены, нельзя — см. «Фискализация чеков в РФ».

Подробнее — в статье «Касса».

Шаг 6. Закройте смену

  1. Пересчитайте наличные в денежном ящике и сверьте операции смены в Отчеты → Журнал смен: там видны смена, стартовые наличные и ожидаемая сумма по каждому способу оплаты. Учтите, что смена длится от открытия до закрытия и может не совпадать с календарным днём.

  2. При необходимости снимите X-отчет (касса) — он не закрывает смену.

  3. Откройте Касса → Действия → Управление сменами. На странице Активные смены найдите свою смену и нажмите Закончить.

  4. Откроется страница Закрыть смену. В блоке Финансовая сводка для каждого способа оплаты указана Ожидаемая сумма — введите в поле Фактическая сумма то, что реально есть в кассе. Проверьте Итоговую сумму и нажмите Продолжить.

Если ожидаемая и фактическая суммы не совпадают, сначала выясните причину. Подставлять ожидаемую сумму вместо фактической нельзя — иначе недостача или излишек не попадут в отчёты.

Закрыть смену можно и при входе в Gizmo Manager: на экране Чем бы вы хотели заняться? выберите Закрыть открытую смену.

Z-отчёт и фискальный регистратор

Данный раздел находится в разработке.

Если смену не получается закрыть из-за нехватки прав, проверьте:

  1. Набор прав оператора — см. шаг 3.

  2. Карточку оператора в Настройки → Операторы и настройки прав доступа → Операторы: в блоке Разрешение — поля Предустановка прав доступа и Филиалы, в блоке Смена — режим. При Отключено смена для оператора не используется: если ему нужно открывать и закрывать смену, выберите Необязательно или Обязательно.

Исправить права может сотрудник с разрешениями категории Настройки.

Шаг 7. Проверьте итоги смен

Итоги смен собраны в разделе Отчеты на левой панели:

  • Обзор, блок Операторов — таблица по сменам за выбранный период: Имя оператора, График смены — когда смена началась и закончилась, проданные часы, товары, пакеты времени и наборы, Аннулирования, Выплаты на входе и выходе и Итог по смене;

  • Журнал смен — открытие и закрытие смен;

  • Журнал Z — Z-отчёты, то есть итоги закрытых смен по кассе;

  • Финансовый отчет на вкладке Все отчеты — денежный оборот с фильтрами Оператор и Место кассира, чтобы разобрать конкретную смену или кассу.

Кроме того, в журнале заказов — Касса → Заказы — у каждого заказа указан Номер смены, к которой он отнесён. Подробнее — в статье «Заказы».

Подробнее — в статьях «Отчеты» и «Финансовый отчёт». Как читать отчёты и получать их на почту — в инструкции «Как работать с отчётами и настроить их отправку на почту».

Результат

  • Для каждого оператора задано, обязательна ли для него смена, а касса знает, с какой суммой наличных открывается смена.

  • У операторов есть права, нужные для работы с кассой и закрытия смены.

  • Итоги каждой смены видны в отчётах: кто работал, сколько продал и что было аннулировано.