Как работать с отчётами и настроить их отправку на почту
Отчёты отвечают на вопросы владельца клуба: сколько заработали за смену, день или месяц, за счёт чего — времени, пакетов или товаров, — насколько загружены игровые места и кто из операторов сколько продал. Всё это собрано в разделе Отчеты Gizmo Manager.
Открывать отчёты вручную каждый день не обязательно: Gizmo умеет сам присылать их на почту по расписанию — например, чтобы итоги вчерашнего дня приходили владельцу каждое утро. Сначала разберёмся, где какие цифры смотреть, а затем настроим рассылку.
Шаг 1. Дайте доступ к отчётам
Доступ к отчётам определяется набором прав оператора.
Откройте Настройки → Операторы и настройки прав доступа → Права доступа и выберите набор прав.
Включите разрешения категории Отчеты — они дают доступ к модулю отчётов.
Сохраните набор прав.
Все разрешения — в статье «Карточка прав доступа».
Шаг 2. Посмотрите сводку по клубу
Откройте раздел Отчеты на левой панели — первой откроется вкладка Обзор.
Выберите период: За день, За неделю, За месяц, За год, Пользовательское для произвольного отрезка или Больше, чем / Меньше, чем для открытых границ.
Изучите блоки сводки:
Операторов — таблица по сменам: кто работал, когда смена началась и закончилась, сколько продано часов, товаров, пакетов времени и наборов, сколько продаж аннулировано и Итог по смене;
Коэффициент использования (%) — средняя загрузка игровых мест (Использование AVG) и посещаемость: уникальные входы и среднее число визитов в день отдельно для зарегистрированных пользователей и для гостей;
Пользователей — сколько всего учётных записей, сколько новых и заблокированных за период;
Выручка — средняя выручка по гостям и зарегистрированным пользователям, Выручка на группу и Общая выручка за период.
Шаг 3. Разберите деньги в финансовом отчёте
Когда нужно понять, из чего сложилась выручка и сколько наличных прошло через кассу, откройте финансовый отчёт.
Перейдите на вкладку Все отчеты и выберите Финансовый отчет.
Задайте фильтры в верхней части экрана:
Оператор — чтобы увидеть операции одного сотрудника;
Место кассира — чтобы увидеть операции одной кассы;
Тип отчета — степень детализации, по умолчанию Простой;
Период — готовый интервал или произвольный диапазон дат и времени.
Нажмите Применить фильтры.
В отчёте вы увидите пополнения и списания депозитов, продажи за период (блок Сбытовой), Платежи за прошлые продажи, Аннулирования, внесения и изъятия наличных (Выплаты на входе и выходе) и итоговые Балансы по способам оплаты.
Если отчёт пустой, проверьте:
нажата ли кнопка Применить фильтры после выбора параметров;
верно ли указан период — если в него не попали смены и продажи, отчёт будет пустым;
не слишком ли узкие фильтры — при выбранном Операторе или Месте кассира в отчёт попадут только их операции;
указаны ли актуальный Часовой пояс и Рабочее расписание по умолчанию в Настройки → Организация → Общие — по часовому поясу определяются дата и время записей, а расписание используется при построении отчётов.
Все блоки отчёта — в статье «Финансовый отчёт». Часовой пояс и расписание — в статье «Общие».
Шаг 4. Найдите нужный журнал
Остальные вкладки раздела Отчеты — журналы операций. Самые полезные в повседневной работе:
Журнал смен — открытие и закрытие смен;
Журнал Z — Z-отчёты, то есть итоги закрытых смен по кассе;
Журнал транзакций — денежные операции;
Журнал заказов — история заказов. Выставленные счета смотрите в Журнале счетов на вкладке Все отчеты;
Журнал товаров и Запас — движение товаров и складские остатки;
Журнал оборудования — что происходило со станциями и оборудованием;
Лицензии — использование лицензий на приложения.
Отчёты, отмеченные для быстрого доступа, собираются на вкладке Избранное. Полный перечень — на вкладке Все отчеты: Обзор, Приложений, Продукция, Регистрация пользователей, Сеансы, Статистика заказов, Топ пользователей, Финансовый отчет и Хосты. Что показывают отчёты «Приложений», «Продукция» и «Сеансы» — в статье «Отчеты».
Данный раздел находится в разработке.
Описание вкладок — в статье «Отчеты».
Шаг 5. Настройте почтовый сервер
Чтобы Gizmo мог отправлять письма, ему нужен почтовый сервер. Без этих настроек почта из системы уходить не будет.
Откройте Настройки → Сервер → Настройки SMTP.
Включите переключатель Включить.
Укажите SMTP Host — адрес почтового сервера, через который будут уходить письма.
Проверьте Порт SMTP и Безопасность SMTP. По умолчанию стоят порт 465 — порт защищённого соединения — и шифрование SSL. Нужные значения уточните у своего почтового сервиса.
В поле Ответить на адрес укажите адрес, на который придут ответы на письма от клуба.
Включите SMTP аутентификация, если почтовый сервер требует представиться, прежде чем принять письмо. Большинство внешних почтовых служб этого требуют.
Нажмите Сохранить.
Данный раздел находится в разработке.
Подробнее — в статье «Настройки SMTP».
Шаг 6. Подключите интеграцию «Системный SMTP»
Сами письма Gizmo отправляет через интеграцию Системный SMTP. Она берёт параметры почтового сервера из шага 5 и не хранит своих.
Откройте Настройки → Сервер → Плагины.
В блоке Интеграции нажмите Добавить.
В окне «Выберите тип интеграции» выберите Системный SMTP и заполните её параметры.
Сохраните интеграцию.
Перезапустите Gizmo Server.
Добавление, удаление, включение и отключение интеграций вступают в силу только после перезапуска сервера. Пока сервер не перезапущен, новая интеграция работать не начнёт. Как перезапустить сервер, не прервав сеансы гостей, — в инструкции «Как перезапустить сервер Gizmo».
Подробнее — в статье «Добавление интеграции».
Шаг 7. Подготовьте получателей
Получатель рассылки выбирается из операторов Gizmo Manager. Поэтому у каждого, кто должен получать отчёты, — например, у владельца или управляющего — должна быть учётная запись оператора. Откройте Настройки → Операторы и настройки прав доступа → Операторы и проверьте, что в карточке оператора заполнено поле Электронная почта.
Все поля — в статье «Карточка оператора».
Шаг 8. Создайте правило отправки отчётов
Откройте Настройки → Политики → Отправка отчетов и нажмите Создать правило доставки в правом углу страницы.
Укажите Имя правила, например «Итоги дня для владельца». Поле обязательно.
В блоке Отчеты нажмите + Выбрать отчет, выберите нужный отчёт из списка и нажмите Сохранить. В таблице появятся его Имя и Подтип отчета. Повторите, если в рассылку должно войти несколько отчётов.
В блоке Планирование доставки отчетов укажите Время — время суток, когда будут уходить отчёты, — и Тип: как часто их отправлять, например ежедневно.
В блоке Получатели нажмите + Добавить получателя, выберите оператора из списка и нажмите Сохранить. В таблице появятся Метод — способ доставки — и Ценность — адрес получателя, например email. Проверьте, что получатель Включен.
Сохраните правило.
Данный раздел находится в разработке.
Правило появится в таблице на странице Отправка отчетов с Временем, Частотой и статусом Включено. Чтобы изменить правило, нажмите на его строку.
Описание всех полей — в статьях «Отправка отчётов» и «Карточка правил доставки».
Результат
Сводка, финансовый отчёт и журналы показывают выручку, загрузку зала и работу операторов за любой период.
Почтовый сервер и интеграция «Системный SMTP» настроены — Gizmo может отправлять письма.
Выбранные отчёты сами приходят на почту получателям в указанное время и с указанной периодичностью.